Buchhaltungsdaten in der Cloud, geht das steuerlich?
Wer seine Daten in die Cloud transferieren will, hat sich gemeinsam mit der IT viele Fragen zu stellen.
Steuerlich ist die Antwort abhängig vom Standort des Rechenzentrums, da nach § 146 Abs. 2 AO die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen im Geltungsbereich des Gesetzes, d.h. in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind.
Allerdings kann die zuständige Finanzbehörde nach § 146 Abs. 2a AO auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher auch im Ausland geführt und in der Cloud mit einem Rechenzentrum außerhalb Deutschlands aufbewahrt werden können.
Allerdings setzt die Zustimmung zum Antrag u.a. voraus, dass der Steuerpflichtige den Standort z.B. des Rechenzentrums und Angaben zum Betreiber mitteilt, der Datenzugriff in vollem Umfang möglich ist und die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird.
Umsatzsteuerlich hat der inländische Unternehmer nach § 14b Abs. 2 UStG alle Rechnungen im Inland aufzubewahren. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die einen vollständige Online-Zugriff der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Für Aufbewahrungen im Drittland gilt wiederum, dass dies nach § 146 Abs. 2a AO zu beantragen ist.