Ausgangspunkt
Die inhabergeführte Unternehmensgruppe im Kfz Handel hat mehrere Tochterunternehmen im Inland und erwirtschaftet über 1,0 Mrd. € Umsatz. Die operative Planung erfolgt mit der Controlling-Lösung für Autohäuser “Collectio”, als Finanzbuchhaltungslösung wird seit 2016 SAP eingesetzt.
Zur Finanzierung einer Akquisition in 2015 wurde seitens der kreditgebenden Bank eine konsolidierte Mehrjahresplanung unter Berücksichtigung der Akquisition erwartet. Bislang existierte weder eine Lösung zur Konsolidierung noch zur integrierten, konsolidierten Mehrjahresplanung der Gruppe.
Ziel des Projekts
Eine Excel Lösung kam nicht in Betracht, um Fehler durch falsche Bezüge, Formelfehler und Zirkel zu vermeiden. Nach einer Demonstration der Möglichkeiten hat sich das Unternehmen in einer Testphase zeitnah davon überzeugt, dass LucaNet den Anforderungen nach einer intuitiven und schnell in die Systemlandschaft einbindbaren Lösung erfüllt.
Als Planungssoftware hat LucaNet die Anforderungen an eine integrierte Finanzplanung – mit Konsistenz zwischen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Kapitalflussrechnung – die auch zur Darstellung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Gruppe gegenüber der Bank bestimmt ist, mehr als erfüllt.
Projektdurchführung – Konsolidierung und Planung
Angesichts der Komplexität der Konsolidierung und Planung – mehrere Gesellschaften mit starken Verflechtungen und Besonderheiten – sowie zur Entlastung der Mitarbeiter im Controlling und Rechnungswesen wurde die Erstellung der integrierten Unternehmensplanung mit LucaNet als Projekt umgesetzt.
Die Implementierung der Software bestand hauptsächlich in der Anbindung an das FiBu System, um die Daten über einen ETL Prozess zu extrahieren und in das LucaNet eigene Financial DataWarehouse zu laden. Danach folgte der Import von Konten, Bewegungsdaten und Spiegel-Informationen, mit denen die GuV und Bilanz aufgebaut wurde.
Bei der Einrichtung der Software, die sowohl vor Ort als auch per Web erfolgte, wurde für Zwecke der späteren Nachvollziehbarkeit und Abschlussprüfung besonderen Wert auf eine ausführliche Dokumentation der Kapitalkonsolidierung, der Neubewertung sowie der Ermittlung der latenten Steuern gelegt.
Die Schulden- sowie die Aufwands-/Ertragskonsolidierung wurde auf Basis von Intercompany Konten sowie von Partnerinformationen aus den Debitoren- und Kreditorenkonten im Verbundbereich durchgeführt.
Die Herausforderung bestand darin, dass im Falle von konzerninternen Verkäufen durch Bestandsbuchungen Partnerinformationen verloren gingen (Beispiel: A hat Umsatz und Forderung, B hat Bestand und Verbindlichkeit). Deshalb wurden über das LucaNet Excel-Add In die Partnerinformationen auf die zeitlich erst mit Abgangsbuchung entstehenden Materialaufwendungen vorgetragen.
Einrichtung der integrierten Unternehmensplanung
Es wurde jede Einheit einzeln geplant.
Zuerst wurden gemeinsam mit dem Mandanten die zentralen Planungsprämissen definiert und relevante Investitionen kalkuliert.
Es wurden mehrere Szenarien geplant – z.B. anhand prozentualer Wachstumsraten der Umsätze. In einem weiteren Szenario basierte die Umsatzplanung auf einer Korrelationsanalyse und einer Regression, der amtliche Statistiken über Kfz Bestände zu Grunde liegen. Außerdem wurden einzelne Werttreiber identifiziert und in die Planung eingebunden.
Materialaufwendungen wurden anhand der historischen Entwicklung der Handelsmarge abgeleitet, Personalaufwendungen anhand der Personalplanung und erwarteter Lohnkostensteigerungen prognostiziert.
Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen wurden über Korrelationsanalysen abgeleitet oder im Einzelfall anhand von Maßnahmen einzeln geplant.
In die Planung sind sämtliche Kreditverträge und Tilgungspläne eingebunden, wodurch ein umfassender Überblick über die mehrjährigen Verpflichtungen aus Kreditverträgen besteht.
Investitionen wurden in den Szenarien zeitlich mit dem Liquiditätsstatus abgestimmt. Die Abschreibungen von Neuinvestitionen erfolgt über Abschreibungsassistenten, für Bestands-Anlagen wurden Abschreibungs-Forecast aus der Finanzbuchhaltung importiert.
Wie ging es weiter
Seit Projektstart in 2015 wird mit LucaNet der Konzernabschluss und die Unternehmensplanung aufgestellt.
Die operativen Planzahlen werden über eine Schnittstelle zu Collectio “abgeholt” und mehrjährig mit den Planungsassistenten nach unterschiedlichen Szenarien prognostiziert.
Auch im Rahmen später durchgeführter M&A und Due Diligence hat LucaNet seine Vorteile gezeigt, weil Cashflows aus der mehrjährigen Kapitalflussrechnung für die Unternehmensbewertung genutzt werden konnte.
